Privacybeleid

Privacybeleid Business minded bVBA
Versie 2018-05-23

Dit privacybeleid is van toepassing op alle betrokkenen bij de bedrijfsvoering van Business Minded BVBA met zetel te Eichemstraat 19, 9400 Appelterre-Eichem, ondernemingsnummer 0894.764.127.

Business Minded BVBA heeft haar privacybeleid in overeenstemming gebracht met de nieuwe Algemene Verordening Gegevensverwerking (beter gekend als GDPR).

Algemene info

Wat is de AVG-verordening?

AVG staat voor de Algemene Verordening Gegevensbescherming en voert de GDPR-verordening uit afkomstig van de EU. De AVG voert een nieuwe privacywetgeving in, die van toepassing is in de hele EU en meer bescherming biedt inzake de verwerking van persoonsgegevens.  De AVG treedt in werking op 25/05/2018 en vervangt de Belgische wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer van 8/12/1992.

Wat is de doelstelling van de AVG?

De AVG heeft tot doel de burger een betere bescherming van het privéleven te bieden.  Tegelijk uniformeert zij de regels in de hele Europese Unie.  Dit houdt onder meer het volgende in :

  • Ondernemingen moeten te allen tijde transparant zijn, zowel binnen de onderneming ten aanzien van het personeel, als ten opzichte van de personen wiens gegevens verwerkt worden.
  • De verplichtingen voor ondernemingen worden aangepast aan het risico van de verwerkingsactiviteit en zijn dus variabel.
  • Ondernemingen die aan verwerking van persoonsgegevens doen moeten zo veel mogelijk documenteren, zodat controle mogelijk wordt.

Het lijkt er sterk op dat de GDPR onder meer paal en perk wil stellen aan het versturen van commerciële mails, het zonder uw medeweten opslaan en verwerken van uw gegevens en -niet in het minst- ook aan het volgen en analyseren van uw surfgedrag zonder dat u daar uw toestemming voor gaf.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde natuurlijke persoon of identificeerbare natuurlijke persoon. Denk daarbij aan naam, persoonlijk e-mailadres, persoonlijk telefoonnummer, etc.
Gegevens van een rechtspersoon zoals een vennootschap vallen hier NIET onder.

De AVG beschermt gegevens van natuurlijke personen (particulier, zelfstandige zaak zonder rechtspersoonlijkheid)  en dus niet de gegevens van een rechtspersoon. Toch zal zelfs een rechtspersoon vaak persoonlijke gegevens meedelen waardoor Business Minded in principe geen onderscheid maakt en onze privacyverklaring van toepassing is op iedere gegevensverwerking.

Wat wordt bedoeld met de verwerking van persoonsgegevens?

Verwerking moet heel ruim geïnterpreteerd worden. Men spreekt bijvoorbeeld in volgende gevallen van verwerking: verzamelen, ordenen, gebruiken, verspreiden, … van persoonsgegevens.

Wie is verwerkingsverantwoordelijke, verwerker en betrokkene?

  • De verwerkingsverantwoordelijke is de instantie die het doel en de middelen van de verwerking bepaalt.
  • De verwerker is onderneming die in dienst voor de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.
  • De betrokkene is de persoon wiens gegevens worden verwerkt.

Gegevensverwerking door Business Minded in het algemeen

Business Minded fungeert in sommige gevallen als verwerkingsverantwoordelijke, indien uw gegevens door ons worden verwerkt bent u betrokkene. Afhankelijk van de dienst waarvoor u een beroep doet op (of in contact treedt met) Business Minded, kan het dat uw gegevens worden doorgegeven en er een wisselwerking ontstaan waardoor Business Minded verwerker is en een andere onderneming de verwerkingsverantwoordelijke wordt (en omgekeerd).

Wat is het algemeen doel van de verwerking van persoonsgegevens?

Business Minded heeft enkele algemene doelstellingen waarvoor persoonsgegevens verwerkt worden, nl. :

  • Administratie en boekhouding
  • Werkplanning
  • Klantenbeheer
  • Bestrijding van fraude en inbreuken van het cliënteel
  • Beheer van de betwistingen
  • Public Relations
  • Beheer van geschillen
  • Bescherming tegen gegevensverlies aan de hand van een back-up
  • Uitoefening van een gerechtvaardigd belang
  • Voldoen aan wettelijke en/of fiscale verplichtingen

Naast deze algemene doeleinden die van toepassing zijn op alle diensten van Business Minded BVBA, zijn er nog specifieke doeleinden voor elk type dienst die Business Minded BVBA aanbiedt. Deze worden hieronder behandeld.

Hoe verwerkt Business Minded uw gegevens?

In het algemeen kan gesteld worden dat uw gegevens op volgende manieren verwerkt worden:

  • Opslaan van gegevens
  • Mailverkeer
  • Back-up (online)
  • Op papier (communicatie per brief + bijhouden papieren dossier)
  • Telefonisch contact opnemen (invoeren telefoonnummer)
  • Contact opnemen d.m.v. app of sociale media

Opmerking: per type dienstverlening kunnen er naast de algemene ook nog bijkomstige verwerkingen optreden, deze vindt u onder de bijkomende informatie per dienst.

Specifieke info per type dienst/activiteit

Business Minded BVBA biedt verschillende diensten aan. Informatie inzake het soort gegevens die verwerkt worden, voor welk doel, de bewaartermijn en de toestemming variëren per dienst/activiteit.

Business Minded biedt volgende diensten aan:

  • Verzekeringsbemiddeling
    Business Minded BVBA treedt op als verzekeringsmakelaar en is voor deze activiteit voornamelijk gekend onder de handelsbenaming De Saedeleer Services.
  • 2MATCH
    2MATCH is een onderdeel van Business Minded waarbij verschillende websites ter beschikking worden gesteld voor de aanvrager om op basis van de door hem/haar opgegeven criteria in contact te worden gebracht met een mogelijk interessante/passende dienstverlener.
  • Zakelijke dienstverlening
    Ten derde biedt Business Minded zakelijke dienstverlening aan aan ondernemers. Deze zakelijk dienstverlening kent een ruime toepassing waarvan adviesverlening de hoofdactiviteit is.

Gegevensverwerking door Business Minded i.v.m. verzekeringsbemiddeling

Wat is het doel van de verwerking van uw persoonsgegevens?

Het verwerken van uw persoonsgegevens heeft bovenop de algemene doelstellingen van gegevensverwerking (zie titel Gegevensverwerking door Business Minded in het algemeen) tot doel:

  • Globaal overzicht van het cliënteel
  • Makelaarsdiensten
  • Onderzoek naar verzekerbaarheid
  • Berekening tarief/opmaak offerte
  • Beheer van persoonsverzekering
  • Beheer van groepsverzekering
  • Beheer van verzekeringen tegen brand, ongevallen en allerlei gevaren
  • Arbeidsongevallenverzekering
  • Beheer van verzwaarde risico’s
  • Statistieken verzekeringsportefeuille
  • Bemiddeling in de onderschrijving
  • Beheer producten
  • Facturering voor prestaties

Hoe verwerkt Business Minded uw persoonsgegevens?

Voor het aspect verzekeringen, verwerkt Business Minded uw persoonsgegevens bovenop de algemene verwerkingen die hierboven zijn opgesomd op volgende manier:

  • Gegevens doorgeven aan verzekeringsmaatschappij
  • Gegevens doorgeven aan een co-makelaar waarmee wij een samenwerking hebben
  • Gegevens invoeren in een (online) toepassing van een maatschappij
  • Opmaken van offertes en verzekeringscontracten
  • Bezorgen van een overzicht van uw verzekeringen
  • Beheersdaden m.b.t. uw contracten
  • Afrekenen commissielonen en/of de controle van de ontvangen commissieloonstaten

Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden verwerkt door Business Minded BVBA, gekend onder de handelsnaam De Saedeleer Services, voor de bemiddeling in verzekeringen. De zetel is gevestigd in 9400 Appelterre, Eichemstraat 19 (ondernemingsnummer: 0894.764.127).

In het algemeen heeft enkel de zaakvoerder toegang tot persoonsgegevens in het kader van verzekeringen. Indien beroep wordt gedaan op een (al dan niet zelfstandige) medewerker, zal deze beperkte en tijdelijke toegang krijgen voor het uitvoeren van taken.

Uw gegevens zijn noodgedwongen ook zichtbaar voor IT-specialisten die werkzaamheden en onderhoud verrichten aan onze infrastructuur.  Zij moeten vertrouwelijk omspringen met uw gegevens en mogen deze enkel raadplegen en/of gebruiken in het kader van hun opdracht, hetgeen ook contractueel met hen werd overeengekomen.  Bovendien wordt de toegang steeds zo veel mogelijk beperkt.

In bepaalde gevallen geven wij ook gegevens door aan verzekeringsmaatschappijen; dit met het oog op de onderschrijving of het beheer van een verzekeringscontract.
Voor bepaalde gegevens is de verzekeringsmaatschappij de verantwoordelijke voor de verwerking en zijn wij slechts de verwerker en omgekeerd.  Onze onderneming kan enkel toezicht houden op de eigen verwerking van uw persoonsgegevens.
Hetzelfde is van toepassing voor het online platform waarmee wij de online inschrijving van voertuigen verrichten en ook de DIV, dewelke finaal instaat voor de inschrijving van het voertuig.

Tot slot kunnen uw gegevens ook verwerkt worden door instanties in het kader van bewijsvoering n.a.v. een gerechtvaardigd belang of een wettelijke verplichting.

Welke gegevens worden verwerkt?

Business Minded verwerkt volgende gegevens:

  • naam
  • adres
  • voornaam & naam;
  • indien van toepassing: Bedrijfsnaam;
  • adres;
  • Telefoon- en/of gsm-nummer;
  • e-mailadres;
  • indien van toepassing: Ondernemings- en/of BTW-nummer
  • opgesomde doelstellingen
  • geboortedatum
  • rijksregisternummer
  • datum en nummer rijbewijs
  • Nummerplaat voertuig
  • Alle andere gegevens die u ons zelf toevertrouwt in verband met de hierboven

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

In het kader van het verzekeringskantoor worden uw gegevens volgens de wettelijke bewaartermijnen bijgehouden.

Welke rechtsgronden heeft Business Minded voor het verwerken van uw persoonsgegevens?

Business Minded baseert zich voor verzekeringen op volgende rechtsgronden:

1e            Toestemming: indien u uw toestemming heeft gegeven aan de hand van het aanvinken ervan op de website,  of in een document, wordt uw toestemming gebruikt als rechtsgrond voor dat bepaalde doeleinde. Toestemming wordt gevraagd om u bijvoorbeeld op de hoogte te houden over commerciële acties.
2e            Overeenkomst: als verzekeringsnemer sluit u een contract met ons kantoor.
3e            Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld om u in uw hoedanigheid van klant van ons kantoor te informeren over producten/oplossingen die op uw situatie van toepassing zijn en waarvoor wij het als onze morele plicht beschouwen u hierover te informeren.
4e            Wettelijke verplichting: het voldoen aan de MIFID-verplichting, fiscale verplichtingen, enz.

Voor bestaande klanten van Business Minded kunnen ook informatieve, bij uitzondering commerciële berichten, ontvangen worden op grond van het gerechtvaardigd belang van onze onderneming voor de diensten waarvoor ze reeds klant zijn. In alle gevallen wordt voorzien in de mogelijkheid om u hiervoor af te melden.

Gegevensverwerking door Business Minded i.v.m. de dienst ‘2MATCH’

2MATCH is een dienst met als doel om een aanvrager via een website in contact te brengen met een mogelijk passende dienstverlener. Dit op basis van een aantal criteria medegedeeld door de aanvrager, afgetoetst aan de informatie die wordt verkregen van de dienstverlener.

In onderstaande tekst wordt een onderscheid gemaakt tussen de aanvrager (dewelke graag in contact treedt met een dienstverlener) en de dienstverlener (onze klant) die heeft ingeschreven op onze diensten, of dit mogelijk wenst te doen. 

Aanvrager

De aanvrager is in eerste instantie de persoon die de gegevens invult in ons aanvraagformulier.  Echter, een aanvraag wordt in de meeste gevallen gedaan voor (of heeft vaak betrekking op) een later op te richten onderneming-rechtspersoon, één of meerdere bestaande rechtspersonen die u vertegenwoordigt, gezinsleden en/of zelfstandige zakenpartners.
Het geheel van al deze (rechts)personen vormt in verband met deze privacyverklaring en onze gebruiksovereenkomst  de definitie van de Aanvrager.

Wat is het doel van de verwerking van uw persoonsgegevens?

Het verwerken van uw persoonsgegevens heeft bovenop de algemene doelstellingen van gegevensverwerking (zie titel Gegevensverwerking door Business Minded in het algemeen) tot doel:

  • Het kwalificeren van uw aanvraag;
  • Uw verlangens in kaart brengen en tegelijk nagaan welke dienstverlener daar mogelijk bij aansluit;
  • U in contact brengen met een dienstverlener die mogelijk zal voldoen aan uw verwachtingen;
  • Peilen naar uw tevredenheid over de aangeprezen dienstverlener;
  • Kennis nemen van het al dan niet ontstaan van een klantenrelatie tussen u en de aangeprezen dienstverlener;
  • Kennis nemen van het bedrag dat door de aangeprezen dienstverlener wordt aangerekend. Dit zowel bij u als bij de dienstverlener zelf.

De verwerking van uw gegevens laat ons o.m. toe een correct beeld te krijgen van de dienstverleners die zich bij ons hebben aangesloten, alsook -afhankelijk van de met de dienstverlener daaromtrent gemaakte afspraken- de vergoeding die de dienstverleners aan ons betalen, te becijferen.

Opmerking: Business Minded BVBA verwerkt uw gegevens NIET AUTOMATISCH. Uw gegevens worden steeds door mensen geraadpleegd en geanalyseerd.  Bovendien worden zij slechts bijgehouden in het geval u daadwerkelijk een aanvraag indient.
Wij verwijderen uw gegevens prompt wanneer wij u geen dienstverlener aanprijzen en er bijgevolg geen noodzaak meer toe bestaat ze te bewaren. (zie verder)

Hoe verwerkt Business Minded uw persoonsgegevens?

Onze website biedt u de mogelijkheid aan  u in contact te brengen met een dienstverlener die u mogelijk zal bevallen. Als klant treedt u hiervoor in een overeenkomst (zie gebruiksovereekomst 2MATCH) met ons bedrijf. U dient een aanvraag in voor het vinden van een geschikte dienstverlener en ons bedrijf verleent u een dienst door een geschikte dienstverlener (kosteloos voor u) aan te prijzen.

Het aanprijzen van een geschikte dienstverlener vereist dat wij de gegevens verwerken die u bij uw aanvraag heeft bezorgd d.m.v. het daartoe bestemde formulier. Enerzijds beroepen wij ons op de overeenkomst die is aangegaan voor het verwerken van gegevens, wat een noodzakelijk aspect is voor de dienstverlening, nl. u in contact brengen met een dienstverlener. Anderzijds vragen wij uw toestemming voor de verwerking van u gegevens bij o.m. het inwinnen van feedback.

Volgende verwerkingen zijn bovenop de algemene verwerkingen (zie hierboven) nog van toepassing op uw persoonsgegevens in het kader van 2MATCH:

  • U contacteren voor de kwalificering van uw aanvraag
  • Uw wensen en verlangens aftoetsen aan profielen van dienstverleners
  • Uw gegevens doorgeven aan een dienstverlener die deel uitmaakt van ons bestand
  • Indien van toepassing verwerken wij uw gegevens ook bij de berekening en facturering van eventuele door de geselecteerde dienstverlener aan ons verschuldigde vergoedingen
  • U contacteren voor feedback; dit zowel telefonisch als per mail + de registratie hiervan
  • De registratie van feedback afkomstig van de dienstverlener m.b.t. de totstandkoming en het verloop van de eventuele samenwerking die u met hem/haar heeft

Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden verwerkt door Business Minded BVBA.  De zetel is gevestigd in 9400 Appelterre, Eichemstraat 19 (ondernemingsnummer: 0894.764.127).

De gegevens die u heeft ingevuld bij uw aanvraag worden geheel of gedeeltelijk overgedragen aan de voorgestelde dienstverlener.  Deze laatste is in principe de enige partij aan wie wij uw gegevens doorgeven. Het gebruik van uw gegevens door de dienstverlener is beperkt.  (zie hieronder)
Uw persoonsgegevens worden daarenboven niet overgedragen over de nationale grenzen heen.

In het algemeen heeft enkel de zaakvoerder en tevens uw eventuele contactpersoon toegang tot persoonsgegevens. Indien beroep wordt gedaan op een (al dan niet zelfstandige) medewerker, zal deze beperkte en tijdelijke toegang tot uw gegevens krijgen voor het uitvoeren van taken die hem/haar zijn toebedeeld.  Dit is in concreto het geval wanneer u wordt gecontacteerd voor het inwinnen van feedback.

Uw gegevens zijn noodgedwongen ook zichtbaar voor IT-specialisten die werkzaamheden en onderhoud verrichten aan onze infrastructuur.  Zij moeten vertrouwelijk omspringen met uw gegevens en mogen deze enkel raadplegen en/of gebruiken in het kader van hun opdracht, hetgeen ook contractueel met hen werd overeengekomen.  Bovendien wordt de toegang steeds zo veel mogelijk beperkt.

Tevens kunnen uw gegevens ook verwerkt worden door instanties in het kader van bewijsvoering n.a.v. een gerechtvaardigd belang of een wettelijke verplichting.

Wat doet de dienstverlener met gegevens van de aanvrager?

Business Minded BVBA deelt uw gegevens mee aan de aangeprezen dienstverlener zodanig dat de dienstverlener  u kan contacteren voor een eventuele samenwerking. Deze gegevens betreffen de gegevens die u eerder heeft meegedeeld via het aanvraagformulier.

De dienstverlener wordt op zijn beurt verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Onze onderneming kan enkel toezicht houden op de eigen verwerking van uw persoonsgegevens.

Wij hebben duidelijke afspraken gemaakt met de dienstverleners uit ons bestand.  Zo mogen zij de gegevens enkel gebruiken om contact met u op te nemen voor het aangaan van een eventuele samenwerking en de opvolging van de door ons toedoen geboekte resultaten en de verslaggeving aan ons hieromtrent.
De dienstverlener mag uw gegevens -behoudens ten gevolge van een rechtsgrond die zijn oorsprong vindt in uw contact of samenwerking met hem/haar- onder geen beding doorgeven, verkopen, of gebruiken voor andere dan de omschreven doeleinden.
Ondanks de goede afspraken tussen ons en de dienstverlener, zal u zich voor vragen over de verwerking door de dienstverlener tot hem/haar moeten wenden.

In tweede instantie verwerft onze onderneming informatie van de dienstverlener betreffende de samenwerking die u al dan niet heeft aangegaan. Deze gegevens beperken zich tot algemene informatie betreffende uw samenwerking. Op niet-limitatieve wijze wordt volgende informatie uitgewisseld:

  • het al dan niet aangaan van een klantenrelatie met een aanvrager en de verwachte evolutie hieromtrent;
  • de geschiktheid van de dienstverlener
  • de hoeveelheid van prestaties die geleverd wordt door de dienstverlener;
  • Informatie betreffende de facturatie, noodzakelijk voor de overeenkomst tussen onze onderneming en de dienstverlener;
  • Feedback over de duurzaamheid van de samenwerking.

De informatie die wij op onze beurt ontvangen wordt uitsluitend gebruikt voor het uitvoeren van de overeenkomst tussen onze onderneming en de dienstverlener en het verbeteren van onze werking door feedback in te winnen.

In geen geval wordt vertrouwelijke informatie uitgewisseld tussen de dienstverlener en onze onderneming. Indien deze op de dienstverlener rust, wordt beroepsgeheim en/of de discretieplicht steeds nageleefd.

Welke gegevens worden verwerkt?

De gegevens die worden verwerkt zijn de volgende:

  • Voornaam & naam;
  • Bedrijfsnaam;
  • Adres;
  • Telefoon- en/of gsm-nummer;
  • e-mailadres;
  • Ondernemings- en/of BTW-nummer, desgevallend ook van de onderneming(en) waarvoor de aanvraag werd gedaan en/of waarvan u een vertegenwoordiger bent of bent geweest;
  • Uw statuut (werknemer/zelfstandige in hoofd-of bijberoep), desgevallend uw wens om zelfstandige te worden;
  • De omschrijving van uw (toekomstige) zelfstandige activiteit;
  • Uw voorkeuren en verwachtingen in verband met de dienstverlener waarmee u in contact wenst te komen;
  • Desgevallend ook het tijdsblok waarbinnen u bij voorkeur gecontacteerd wordt;
  • Uw eventuele vragen of opmerkingen;
  • Andere voor publiek toegankelijke informatie(*)

(*Om een volledig beeld te krijgen op u als persoon en voor het selecteren van de juiste dienstverlener, bestaat de kans dat wij ons ook baseren op informatie die voor het publiek toegankelijk is, zoals bv. KBO, Belgisch Staatsblad, Nationale bank en profielen op sociale media. Deze worden desgevallend enkel geraadpleegd in het kader van het selecteren van een passende dienstverlener en worden verder niet opgeslagen of verwerkt.)

Wij peilen in geen geval naar gevoelige of vertrouwelijke gegevens, nl. medische of gerechtelijke informatie betreffende u als persoon. Gelieve deze ook niet mede te delen gezien dit nadelige consequenties heeft voor onze onderneming.

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

De gegevens van u als aanvrager worden bijgehouden op basis van een gedifferentieerd systeem:

  1. Aanvrager kreeg geen dienstverlener voorgesteld en werd geen klant: De gegevens worden ten laatste na een termijn van 2 maanden verwijderd.
  2. Aanvrager werd geen klant bij de aangeraden dienstverlener, maar kreeg een dienstverlener voorgesteld: de gegevens worden bijgehouden voor een termijn van 3 jaren na de aanvraag. De aanvrager kan binnen die termijn gecontacteerd worden met de vraag over een eventuele samenwerking met de dienstverlener en om feedback worden gevraagd over een eventueel contact met de dienstverlener.
    Indien vernomen wordt dat er geen overeenkomst tussen dienstverlener en aanvrager tot stand kwam zullen de gegevens gearchiveerd worden en uiteindelijk gewist na het verlopen van de verjaringstermijn voor een rechtsvordering.
  3. Aanvrager werd klant bij aangeraden dienstverlener: de gegevens worden bijgehouden zolang de dienstverlener vergoedingen aan ons verschuldigd is ingevolge de samenwerking die tussen u en de dienstverlener is ontstaan, of zo lang de kans daartoe blijft bestaan.
    Van zodra de termijn waarbinnen vergoedingen verschuldigd kunnen zijn is verstreken, zullen de gegevens gearchiveerd worden zodanig dat zij nog beperkt toegankelijk zijn. De gegevens zullen definitief gewist worden eens de verjaringstermijn voor het instellen van een rechtsvordering verlopen is.

Waarvoor geeft u uw toestemming bij het invullen van ons formulier?

Allereerst verklaart u zich akkoord met onze gebruiksvoorwaarden en ons privacybeleid. Deze zijn allebei terug te vinden onder “Info” op onze website.

Ten tweede wordt uw toestemming gevraagd voor het verwerken van uw gegevens (zie hierboven) voor/om:

  • u te contacteren m.b.t. de kwalificering van uw aanvraag
  • uw wensen en verlangens af te toetsen aan profielen van dienstverleners,
    hetgeen o.m. inhoudt dat wij uw verlangens verder in kaart brengen en u hiervoor desgewenst contacteren.
  • uw gegevens door te geven aan de geselecteerde dienstverlener, dewelke me vervolgens mag contacteren.
    (Uw gegevens worden per aanvraag slechts aan één dienstverlener overgemaakt.)
  • de berekening en facturering van eventuele door de geselecteerde dienstverlener verschuldigde vergoedingen (u wordt niets aangerekend!): dit betekent dat uw gegevens opgeslagen worden en fungeren als bewijs voor onze overeenkomst met de dienstverlener.
  • het verzamelen van feedback over de geselecteerde dienstverlener: dit betekent dat onze onderneming uw gegevens bijhoudt, en u na verloop van tijd telefonisch of andere wijze contacteert voor het inwinnen van feedback.

Opmerking: Business Minded vraagt in het derde en vierde geval (doorgeven van uw gegevens + het gebruik ervan voor berekening en facturering) uw toestemming in het kader van maximale transparantie. We baseren ons echter ook op de gebruiksovereenkomst die, door een beroep te doen op deze dienst, wordt aangegaan met Business Minded.

Ten derde vragen wij u te bevestigen dat u geen gevoelige informatie meedeelt. Gevoelige informatie houden medische of gerechtelijke gegevens in.
Ten vierde wordt u gevraagd in te stemmen dat u meerderjarig (18 jaar of ouder) bent.

Tot slot vragen wij u te bevestigen dat u als natuurlijke persoon uw eigen gegevens meedeelt of toestemming hebt van anderen wiens gegevens u meedeelt en/of deze perso(o)n(en) kan en mag vertegenwoordigen bij het aangaan van de overeenkomst (= de gebruiksovereenkomst). Indien u de optreedt voor een rechtspersoon, dat u rechtmatig vertegenwoordiger bent van de vennootschap en gemachtigd bent gegevens ter beschikking te stellen, toestemming te geven en overeenkomsten aan te gaan.

Welke rechtsgronden heeft Business Minded voor het verwerken van uw persoonsgegevens?

Business Minded baseert zich voor dienstverlening in het kader van 2MATCH op volgende rechtsgronden:

Ten eerste wordt uw akkoord gevraagd met de gebruiksovereenkomst (u treedt met andere woorden met onze onderneming in een overeenkomst.)

Ten tweede wordt uw akkoord gevraagd met het privacybeleid.

De verwerking wordt voornamelijk gebaseerd op de rechtsgrond overeenkomst of een precontractuele situatie die ontstaan is tussen Business Minded en de betrokkene. Bovendien heeft Business Minded gerechtvaardigde belangen voor de verwerking van uw persoonsgegevens o.a. voor detectie en preventie van misbruiken, het instellen van een rechtsvordering, enz.

Daarnaast wordt voor bepaalde doelstellingen ook om uw toestemming gevraagd, zoals hierboven reeds vermeld.

Dienstverlener

Wat is het doel van de verwerking van uw persoonsgegevens?

Het verwerken van uw persoonsgegevens heeft bovenop de algemene doelstellingen van gegevensverwerking (zie titel Gegevensverwerking door Business Minded in het algemeen) tot doel:

  • Contact met u op te nemen;
  • Beoordelen van de passendheid van u als dienstverlener;
  • Nagaan of een samenwerking mogelijk is;
  • Uw gegevens doorgeven aan aanvragers die mogelijk interesse zullen vertonen in uw diensten;
  • U de contactgegevens van mogelijk geïnteresseerde aanvragers bezorgen.

Hoe verwerkt Business Minded uw persoonsgegevens?

Als dienstverlener is het mogelijk zich aan te melden om opgenomen te worden in ons bestand. Hiervoor geeft u uw persoonsgegevens door, zodanig dat wij contact met u kunnen opnemen voor een verdere afhandeling. Daarnaast verwerken wij de gegevens op een zodanige wijze dat het mogelijk wordt te beoordelen of u als dienstverlener in aanmerking komt om opgenomen te worden in ons bestand.

Volgende verwerkingen zijn bovenop de algemene verwerkingen (zie hierboven) nog van toepassing op uw persoonsgegevens in het kader van 2MATCH:

  • N.V.T.

Opmerking: de gegevens van een rechtspersoon (o.a. een vennootschap) vallen niet onder de AVG.

Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden verwerkt door Business Minded BVBA.  De zetel is gevestigd in 9400 Appelterre, Eichemstraat 19 (ondernemingsnummer: 0894.764.127). De gegevens worden uitsluitend overgedragen aan de aanvrager die mogelijks interesse zal vertonen in uw diensten. De persoonsgegevens worden daarenboven niet overgedragen over de nationale grenzen heen.

In het algemeen heeft enkel de zaakvoerder en tevens uw eventuele contactpersoon toegang tot persoonsgegevens. Indien beroep wordt gedaan op een (al dan niet zelfstandige) medewerker, zal deze beperkte en tijdelijke toegang tot uw gegevens krijgen voor het uitvoeren van taken die hem/haar zijn toebedeeld.

Uw gegevens zijn noodgedwongen ook zichtbaar voor IT-specialisten die werkzaamheden en onderhoud verrichten aan onze infrastructuur.  Zij moeten vertrouwelijk omspringen met uw gegevens en mogen deze enkel raadplegen en/of gebruiken in het kader van hun opdracht, hetgeen ook contractueel met hen werd overeengekomen.  Bovendien wordt de toegang steeds zo veel mogelijk beperkt.

Tot slot kunnen uw gegevens ook verwerkt worden door instanties in het kader van bewijsvoering n.a.v. een gerechtvaardigd belang of een wettelijke verplichting.

Welke gegevens worden verwerkt?

De gegevens die worden verwerkt zijn de volgende:

  • Bedrijfsnaam
  • Voornaam
  • Achternaam
  • Adres
  • Ondernemingsnummer
  • Rechtsvorm
  • Lidnummer beroepsinstituut indien van toepassing*
  • Beroepsinstituut indien van toepassing*
  • Statuut indien van toepassing*
  • Email
  • Telefoonnummer
  • Kantooradres(sen)/vestigingsadres(sen)
  • Startdatum van de onderneming
  • Aantal personeelsleden
  • Behaalde diploma’s en getuigschriften
  • Aard, activiteit en aantal van het opgebouwde cliënteel
  • Andere gegevens die nuttig kunnen zijn bij de inschatting van de geschiktheid van de dienstverlener

*Indien de diensten vallen onder toezicht van een orgaan of beroepsinstituut kunnen de gegevens zich uitbreiden tot toelatings-of erkenningsnummer, statuut, naam van het orgaan of instituut waar de dienstverlener deel van uitmaakt.

Om een volledig beeld te krijgen op u als persoon en de diensten die u levert, bestaat de kans dat wij ons ook baseren op informatie die voor het publiek toegankelijk is, zoals bv. KBO, Belgisch Staatsblad, Nationale bank en profielen op sociale media.

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

De gegevens van u als dienstverlener worden bijgehouden op basis van een gedifferentieerd systeem:

  1. De dienstverlener werd niet gecontacteerd door onze onderneming: De gegevens zullen na een termijn van 2 maanden verwijderd worden.
  2. De dienstverlener werd gecontacteerd door onze onderneming, maar er werd definitief afgezien van het aangaan van een samenwerking: voor zover de dienstverlener hiervoor zijn toestemming gaf, worden de gegevens bijgehouden om hem/haar op een later moment te contacteren om naar zijn/haar verdere interesse te peilen. In het andere geval worden de persoonsgegevens van de betrokkene in het licht van de AVG verwijderd; dit binnen een termijn van maximaal twee maanden.
  3. De dienstverlener werd gecontacteerd door onze onderneming en er kwam een overeenkomst/samenwerking tot stand: De gegevens worden bewaard gedurende de contractduur tussen onze onderneming en de dienstverlener. Na de stopzetting worden de gegevens gearchiveerd en dus nog maar beperkt toegankelijk tot wanneer de verjaringstermijn van een eventuele rechtsvordering afloopt.

Waarvoor geeft u uw toestemming bij het invullen van ons formulier?

Allereerst verklaart u zich akkoord met onze gebruiksvoorwaarden en ons privacybeleid. Deze zijn allebei terug te vinden onder “Info” op onze website.

Ten tweede vragen wij u te bevestigen dat u geen gevoelige informatie meedeelt. Gevoelige informatie houden medische of gerechtelijke gegevens in.

Ten derde wordt u gevraagd te bevestigen dat u meerderjarig (18 jaar of ouder) bent.

Tot slot vragen wij u te bevestigen dat u als natuurlijke persoon uw eigen gegevens meedeelt of toestemming hebt van anderen wiens gegevens u meedeelt. Indien u de optreedt voor een rechtspersoon, dat u rechtmatig vertegenwoordiger bent van de vennootschap en gemachtigd bent gegevens ter beschikking te stellen, toestemming te geven en overeenkomsten aan te gaan.

In de mate dat er nieuwsbrieven worden verstuurd of een maillijst is voor bijvoorbeeld blogposts, commerciële acties kunnen uw gegevens ook in dat verband worden verwerkt indien u hiervoor uw expliciet uw toestemming geeft. Voor bestaande klanten van Business Minded kunnen ook informatieve, bij uitzondering commerciële berichten, ontvangen worden op grond van het gerechtvaardigd belang van onze onderneming voor de diensten waarvoor ze reeds klant zijn. In alle gevallen wordt voorzien in de mogelijkheid om u hiervoor af te melden.

Welke rechtsgronden heeft Business Minded voor het verwerken van uw persoonsgegevens?

Business Minded baseert zich voor dienstverlening in het kader van 2MATCH op volgende rechtsgronden:

De verwerking wordt voornamelijk gebaseerd op de rechtsgrond overeenkomst of een precontractuele situatie die ontstaan is tussen Business Minded en de betrokkene.

Bovendien heeft Business Minded gerechtvaardigde belangen voor de verwerking van uw persoonsgegevens o.a. voor detectie en preventie van misbruiken, het instellen van een rechtsvordering, enz.

Tevens wordt uw akkoord gevraagd met het privacybeleid.

Daarnaast wordt voor bepaalde doelstellingen ook om uw toestemming gevraagd, zoals hierboven reeds vermeld.

Zakelijke dienstverlening

Wat is het doel van de verwerking van uw persoonsgegevens?

Het doel van de verwerking is het leveren van de door u gewenste dienstverlening; dit volgens uw wensen en verlangens. Alleszins wordt verwezen naar de algemene doelstellingen zoals hierboven reeds omschreven. In ieder geval zal onze onderneming uw gegevens reeds verwerken om uw verzoek te kunnen beantwoorden en u opnieuw te kunnen contacteren.

Hoe verwerkt Business Minded uw persoonsgegevens?

Indien u beroep doet op Business Minded BVBA voor een andere zakelijke dienstverlening dan hierboven vermeld,  worden uw persoonsgegevens verwerkt.

Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden verwerkt door Business Minded BVBA.  De zetel is gevestigd in 9400 Appelterre, Eichemstraat 19 (ondernemingsnummer: 0894.764.127).

In het algemeen heeft enkel de zaakvoerder en tevens uw contactpersoon toegang tot persoonsgegevens. Indien beroep wordt gedaan op een (al dan niet zelfstandige) medewerker, zal deze beperkte en tijdelijke toegang krijgen voor het uitvoeren van taken.

Uw gegevens zijn noodgedwongen ook zichtbaar voor IT-specialisten die werkzaamheden en onderhoud verrichten aan onze infrastructuur.  Zij moeten vertrouwelijk omspringen met uw gegevens en mogen deze enkel raadplegen en/of gebruiken in het kader van hun opdracht, hetgeen ook contractueel met hen werd overeengekomen.  Bovendien wordt de toegang steeds zo veel mogelijk beperkt.

Tot slot kunnen uw gegevens ook verwerkt worden door instanties in het kader van bewijsvoering n.a.v. een gerechtvaardigd belang of een wettelijke verplichting.

Welke gegevens worden verwerkt?

Indien u ons contacteert door het invullen van een aanvraagformulier (of op een andere wijze), worden doorgaans volgende gegevens verwerkt:

  • Naam;
  • Adres;
  • Emailadres;
  • Telefoonnummer;
  • eventuele andere gegevens die u meedeelt.

 Om een volledig beeld te krijgen op u als persoon/uw onderneming bestaat de kans dat wij ons ook baseren op informatie die voor het publiek toegankelijk is, zoals bv. KBO, Belgisch Staatsblad, Nationale bank en profielen op sociale media.

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

De bewaartermijn van uw gegevens hangt af van het verdere verloop van de samenwerking:

  • U gaat geen samenwerking/overeenkomst aan met Business Minded: behoudens wanneer u de toestemming gaf om u op de hoogte te houden over toekomstige acties en activiteiten van Business Minded, worden uw gegevens verwijderd binnen een termijn van maximum twee maanden nadat u ons te kennen gaf geen beroep op ons te zullen doen.
  • U gaat wel een samenwerking/overeenkomst aan met Business Minded: uw gegevens worden verwerkt gedurende de uitvoering van de overeenkomst en bij afloop van de overeenkomst gearchiveerd tot de verjaringstermijn van een mogelijke rechtsvordering verlopen is.

Waarvoor geeft u uw toestemming bij het invullen van ons formulier?

Allereerst verklaart u zich akkoord met onze gebruiksvoorwaarden en ons privacybeleid. Deze zijn allebei terug te vinden onder “Info” op onze website.

Ten tweede vragen wij u te bevestigen dat u geen gevoelige informatie meedeelt. Gevoelige informatie houden medische of gerechtelijke gegevens in.

Ten derde wordt u gevraagd in te stemmen dat u meerderjarig (18 jaar of ouder) bent.

In de mate dat er nieuwsbrieven worden verstuurd of een maillijst is voor bijvoorbeeld blogposts, commerciële acties kunnen uw gegevens ook in dat verband worden verwerkt indien u hiervoor uw expliciet uw toestemming geeft. Voor bestaande klanten van Business Minded kunnen ook informatieve, bij uitzondering commerciële berichten, ontvangen worden op grond van het gerechtvaardigd belang van onze onderneming voor de diensten waarvoor ze reeds klant zijn. In alle gevallen wordt voorzien in de mogelijkheid om u hiervoor af te melden.

Tot slot vragen wij u te bevestigen dat u als natuurlijke persoon uw eigen gegevens meedeelt of toestemming hebt van anderen wiens gegevens u meedeelt en/of deze perso(o)n(en) kan en mag vertegenwoordigen bij het aangaan van de overeenkomst (= de gebruiksovereenkomst). Indien u de optreedt voor een rechtspersoon, dat u rechtmatig vertegenwoordiger bent van de vennootschap en gemachtigd bent gegevens ter beschikking te stellen, toestemming te geven en overeenkomsten aan te gaan.

Welke rechtsgronden heeft Business Minded voor het verwerken van uw persoonsgegevens?

Business Minded baseert zich voor zijn zakelijke dienstverlening op volgende rechtsgronden:

Ten eerste wordt uw akkoord gevraagd met betrekking tot de gebruiksovereenkomst en privacybeleid.
Daarnaast wordt ook om uw expliciete toestemming gevraagd zoals hierboven reeds vermeld.
Ten derde wordt de verwerking voornamelijk gebaseerd op overeenkomst of een precontractuele situatie die ontstaan is tussen Business Minded en de betrokkene.
Tot slot heeft Business Minded gerechtvaardigde belangen voor de verwerking van uw persoonsgegevens o.a. voor  detectie en preventie van misbruiken, het instellen van een rechtsvordering, enz.

Gegevensverwerking door Business Minded indien u ons voor andere doeleinden contacteert dan een door ons aangeboden dienst

Het is mogelijk dat u nog op een andere wijze of om een andere reden in contact treedt met Business Minded. Bijvoorbeeld omwille van uw vraag naar sponsoring, u wenst leverancier van Business Minded te worden en/of u bent vertegenwoordiger van een mogelijke leverancier, enz.

Gegevens kunnen hiervoor verwerkt worden op basis van verschillende rechtsgronden zoals precontractuele gronden, toestemming enzovoort. Net als de rechtsgrond zal de doelstelling van de verwerking variëren naar gelang uw verzoek.

Bijvoorbeeld:

  • Antwoorden op een door u gestelde vraag
  • Contact opnemen

Verder verwijzen wij naar de algemene doelstellingen die hierboven reeds besproken werden.

We beperken ons tot verwerken van gegevens die u ons zelf bezorgt.

De bewaringstermijn zal verschillend zijn naar gelang er een samenwerking voortvloeit met onze onderneming.

  • Indien geen samenwerking/overeenkomst voortvloeit worden uw gegevens ten laatste na een termijn van 2 maanden verwijderd.
  • Indien er wel een samenwerking/overeenkomst tot stand is gekomen, zullen uw gegevens bewaard gedurende de samenwerking en na afloop ervan tot het verlopen van de verjaringstermijn van een eventuele rechtsvordering.
  • Indien het een loutere vraagstelling betreft zullen de gegevens niet langer bewaard worden dan nodig. Vanaf de definitieve afhandeling van uw vraag (dat eenzijdig bepaald wordt) zullen de gegevens verwijderd worden.

Uw persoonsgegevens worden verwerkt door Business Minded BVBA.  De zetel is gevestigd in 9400 Appelterre, Eichemstraat 19 (ondernemingsnummer: 0894.764.127).
Enkel de zaakvoerder en tevens uw contactpersoon heeft toegang tot persoonsgegevens. Indien beroep wordt gedaan op een (al dan niet zelfstandige) medewerker, zal deze beperkte en tijdelijke toegang krijgen voor het uitvoeren van taken.

Personeel & sollicitanten

Personeelsleden of sollicitanten zijn ook betrokkenen in de AVG-regeling. Business Minded zal persoonsgegevens van personeel en sollicitanten verwerken en baseert zich hierop op rechtsgrond van een precontractuele situatie of overeenkomst en wettelijke verplichting alsook gerechtvaardigd belang.

Gegevens betreffen op niet-limitatieve wijze:

  • Naam & voornaam
  • Adres
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Bankrekeningnummer van personeelslid
  • Diploma’s

Om een volledig beeld te krijgen op u als persoon en voor het selecteren van de juiste dienstverlener bestaat de kans dat wij ons ook baseren op informatie die voor het publiek toegankelijk is, zoals bv. KBO, Belgisch Staatsblad, Nationale bank en profielen op sociale media.

Het verwerken van uw persoonsgegevens heeft bovenop de algemene doelstellingen van gegevensverwerking (zie titel Gegevensverwerking door Business Minded in het algemeen) tot doel:

  • Beheer personeel
  • Samenwerking met personeel
  • Wettelijke verplichtingen inzake sociale zekerheid
  • Wettelijke verplichtingen inzake belastingadministratie
  • Afnemen van sollicitaties
  • Aanleggen van een wervingsreserve

De bewaartermijn van persoonsgegevens inzake personeel en sollicitanten varieert naar gelang de situatie:

  • Spontane sollicitatie: afhankelijk van het doel van de sollicitatie (onmiddellijke aanwerving ofwel opgenomen worden in een wervingsreserve), worden de gegevens verwijderd, respectievelijk nadat de sollicitant op de hoogte werd gesteld van het gegeven dat er geen job beschikbaar is, dan wel n.a.v. één van volgende feiten: Sollicitant laat weten niet langer geïnteresseerd te zijn ofwel: Business Minded overweegt niet langer over te gaan tot de aanwerving en acht het om die reden niet langer nuttig om de gegevens te bewaren.
  • Sollicitatie op afspraak: gegevens worden bijgehouden tot de verjaringstermijn van een eventuele rechtsvordering verstreken is.
  • Aangeworven personeelsleden: gegevens worden bijgehouden gedurende de arbeidsovereenkomst en verder gedurende de wettelijke bewaringstermijn, evenals tot wanneer de verjaringstermijn van een eventuele rechtsvordering verstreken is.

Uw persoonsgegevens worden verwerkt door Business Minded BVBA.  De zetel is gevestigd in 9400 Appelterre, Eichemstraat 19 (ondernemingsnummer: 0894.764.127).
Enkel de zaakvoerder en tevens uw contactpersoon heeft toegang tot persoonsgegevens. Indien beroep wordt gedaan op een (al dan niet zelfstandige) medewerker, zal deze beperkte en tijdelijke toegang krijgen voor het uitvoeren van taken.

Algemene info m.b.t. de uitoefening van uw rechten conform de AVG

Hoe kan u uw toestemming intrekken/verzoeken tot het wissen van uw gegevens?

De toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken door uw verzoek in te geven aan de hand van ons formulier “Privacy”  op het tabblad Privacy.

Door het formulier “privacy” in te vullen, kan u ons eveneens verzoeken:

  • Inzage te verkrijgen van de persoonsgegevens;
  • Persoonsgegevens te laten wissen;
  • Persoonsgegevens te beperken betreffende de verwerking;
  • Persoonsgegevens te actualiseren.

U kan eisen dat onze onderneming uw persoonsgegevens wist waarvoor geen gegronde reden meer bestaat om deze te verwerken. Maar dit recht is niet absoluut, waardoor er situaties zijn waarbij onze onderneming kan weigeren uw gegevens te wissen.

U kan vragen dat uw gegevens gewist worden in volgende gevallen:

  • de persoonsgegevens zijn niet langer noodzakelijk om het nagestreefde doel te vervullen;
  • de onderneming verwerkt de persoonsgegevens onrechtmatig;
  • de onderneming moet de persoonsgegevens wissen door toedoen van een wettelijke verplichting;
  • u trekt uw toestemming in en de verwerking heeft geen andere rechtsgrond (zoals een bestaande overeenkomst of een gerechtvaardigd belang);
  • u oefent uw recht van bezwaar uit;
  • u bent minderjarige op het moment van het geven van uw toestemming.

Indien uw verzoek ingewilligd wordt, stelt onze onderneming de aangeprezen dienstverlener die uw gegevens ontving, hier van op de hoogte.

Wij mogen ook weigeren om de persoonsgegevens te wissen wanneer de verwerking noodzakelijk is voor onder andere:

  • de uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie;
  • de instelling, uitoefening en de onderbouwing van een vordering in rechte.

In deze gevallen worden de gegevens die niet (of niet langer) relevant zijn om deze vordering te onderbouwen verwijderd.

De betrokkene heeft altijd het recht klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit volgens art. 77 van de AVG. Met toezichthoudende autoriteit wordt o.a. de Privacycommissie (toekomst: Gegevensbeschermingsautoriteit) bedoeld, die te contacteren valt via de website, https://www.privacycommission.be/nl. (toekomst: Gegevensbeschermingsautoriteit)

Opmerkingen:

Business Minded wil zo goed mogelijk in overeenstemming zijn met de Algemene Verordening Gegevensverwerking. Het is niet uitgesloten dat u vragen heeft of dat er gaandeweg aanpassingen nodig zijn aan onderhavig privacybeleid.

Wat de hierboven vermelde bewaringstermijnen van uw gegevens betreft merken we op dat deze nooit minder kan bedragen dan de wettelijke en/of fiscale bewaartermijn.

Indien u een hyperlink naar een andere website aanklikt, geldt het privacybeleid van de onderneming of organisatie waarvan u de site bezoekt.

Bovenop het de voorziene mogelijkheden om uw gegevens door te geven aan derden, merken wij op dat in het geval van de overdracht van (één van) onze activiteiten aan een andere onderneming het steeds mogelijk is dat uw gegevens worden overgedragen.  Uw contactgegevens maken op dat moment mee het actief uit van onze onderneming.  Vanzelfsprekend gaan alle rechten, maar ook alle verplichtingen en beperkingen aangaande het verantwoord gebruik van uw gegevens mee over op deze andere onderneming.

Wij behouden ons in dat verband het recht voor deze privacyverklaring op elk ogenblik en naar eigen believen te wijzigen of aan te passen, zonder dit voorafgaand mee te moeten delen.
Indien u vragen heeft, aarzel dan niet ons te contacteren via het formulier “privacy”, hetwelk u terugvindt op het tabblad privacy van de website die u bezoekt.