Elke dag ontzettend productief

Druk, druk, druk,…  Het lijkt wel antwoord nummer één op de vraag hoe het met iemand gaat.

In deze tijden is de mogelijkheid om afgeleid te geraken van wat echt telt groter dan ooit.  We stellen ons ontzettend bereikbaar op en verwachten ook van anderen dat die dat doen.  Het gevolg daarvan is dat we een belangrijk deel van de dag bezig zijn met de input die we die dag of de dag ervoor hebben binnen gekregen van collega’s en vrienden, via social media, mails, enz.  Noem het de orde van de dag, of toch tenminste voor zover je die niet vooraf zorgvuldig had gepland.  Het gevolg is dat je met duizend-en-één dingen tegelijk bezig bent en dat een heleboel taken blijven open staan, hetgeen ontzettend contraproductief werkt.

Gelukkig heb je hier zelf vat op en kan je in belangrijke mate aan dit scenario ontsnappen.  

In de afgelopen acht jaren had ik hier zelf ook ontzettend veel last van.  Doordat ik in verschillende domeinen actief was (en nog steeds ben) cumuleerde de hoeveelheid dagelijkse input van klanten met als gevolg dat ik iedere dag een strijd moest voeren om in het beste geval de nieuwe vragen en taken af te ronden.
In de jaren voor ik op zoek ging naar oplossingen bouwde zich een enorme achterstand op: bepaalde aspecten van de administratie werden verwaarloosd en minder dringende zaken werden op de lange baan geschoven en in heel wat gevallen zelfs nooit uitgevoerd.
Eerst verhoogde ik mijn inspanningen, maar toen ook dat niet gewenste effect had kreeg ik het gevoel van machteloosheid en begon ik de schuld af te schuiven op externe factoren: klanten die naar mijn mening te veel van mijn tijd namen, wijzigende regelgeving, een voortdurend wijzigend productaanbod van verzekeringsmaatschappijen,…
Ik kon ontzettend woedend worden wanneer een klant of prospect niet oprecht was geweest en ik mijn kostbare tijd en middelen (andermaal) had geïnvesteerd zonder enig resultaat.
Ik dacht allicht dat het mijn lot was en dat ik het maar moest ondergaan, tot ik uiteindelijk ‘blokkeerde’.  Ik kon niet anders dan beseffen dat het anders moest en anders gaan handelen.
Ondanks het tijdgebrek waarmee ik kampte maakte ik tijd voor het lezen van lectuur over productiviteit, time-management, burn-out en aanverwante thema’s.  Beetje bij beetje viel de puzzel in elkaar.

Hieronder geef ik een opsomming van nuttige tips en technieken die mij hebben geholpen en geïnspireerd om te ontsnappen aan de dagelijkse drukte en meer dingen te verwezenlijken die er echt toe doen.  

Pareto-effect
Dit noemt men ook wel eens de 80/20-regel.
Het effect houdt in dat 80% van de winst van een bedrijf voortkomt uit 20% van de inspanningen.  Het is om die reden interessant om na te gaan welke inspanningen leiden tot het hoogste rendement en op die zaken te focussen.
Heb je last van tijdsgebrek, of ben je gewoonweg op zoek naar meer rendement, dan weet je op welke taken te focussen of welke activiteiten af te stoten.
Uiteraard kan het ook in het geval er geen sprake is van tijdsgebrek een aanrader zijn om weinig rendabele activiteiten af te stoten.

De juiste taak op het juiste moment
Groepeer taken van hetzelfde type, of die verband houden met elkaar zo veel mogelijk en werk ze indien mogelijk aaneensluitend af.
Begin de dag met een taak die een hoog niveau van concentratie vergt, die je al enkele keren uitstelde, veel van jouw tijd neemt en/of gewoonweg te belangrijk is.  Er is immers een te grote kans dat er doorheen de dag andere zaken op de voorgrond komen die een perfect excuus vormen om de uitvoering andermaal uit te stellen.

Afrekenen met uitstelgedrag
Getuig je van uitstelgedrag en krijg je sommige taken maar moeilijk gedaan, dan kan het helpen om de taak in kleinere stukken te verdelen en  met een gemakkelijke deeltaak te beginnen.  Dit brengt de realisatie dichterbij en maakt de taak stap per stap haalbaarder.

Braindump
Om geconcentreerd aan een taak te kunnen werken is het belangrijk om eerst jouw kortetermijngeheugen zo veel mogelijk leeg te maken.  Anders riskeer je voortdurend afgeleid te worden door recente gedachten (en aanvullingen daarop).
Wanneer je voor je aan het werk gaat alle recente gedachten noteert, weet je dat je hier niet meer hoeft aan te denken.  Je kan immers steeds terugkeren naar het lijstje en van daaruit voortbouwen op deze ideeën.
Heb je tijdens het werken aan een taak toch een waardevol idee, noteer het dan terstond en ga voort met hetgeen waarmee je bezig was.

E-mail: elektronisch, ja.  Prioritair, neen.  
Mijn algemeen advies is stel je minder bereikbaar op en laat je minder afleiden door de voortdurende instroom aan informatie en vragen.
Wanneer je op vaste momenten jouw mails leest, is het makkelijker om er in één ruk komaf mee te maken.
Mijn werkwijze dienaangaande is de volgende:
– Ik overloop alle mails, delete de nieuwsbrieven e.d. en archiveer de mails die later nog nut hebben.
– De snel te beantwoorden mails (max. 2 minuten) beantwoord ik meteen.
– De mails die nog overblijven zijn in principe mails waarvoor zaken moeten worden opgezocht, berekend en/of opgemaakt.  Deze taken worden mee opgenomen in mijn takenlijst en worden volgens hun graad van hoogdringendheid (en die van andere taken) uitgevoerd.  Verwacht de afzender al eerder een antwoord, stuur ik doorgaans een mail met de melding tegen wanneer hij/zij een concreet antwoord mag verwachten.

Ben je een druk bezet persoon en verwachten mailers vaak al gauw een antwoord, dan kan je deze werkwijze implementeren met behulp van een autoresponder waarin je laat weten dat je spoedig contact opneemt, maar dat een antwoord bvb. tot 3 dagen (afhankelijk van jouw job) in beslag kan nemen. 

Belangrijke taak?  Blokkeer inkomende telefoonoproepen.
Er is niets mis mee om gedurende enkele uren niet bereikbaar te zijn, ook via smartphone.  Sinds ik mezelf hiervan heb overtuigd gebeurt het meer en meer dan ik de telefoon niet beantwoord.  Niet omdat ik er niet ben, maar omdat ik met iets bezig ben dat op dat moment mijn aandacht vereist.
Terugbellen kan in heel wat gevallen perfect tijdens het pauzeren en/of terwijl ik ondertussen kleine routinematige en soms ook  organisatorische dingen aan het doen ben: post klaarleggen voor verzending, vuilbakken leegmaken, koelkast aanvullen, bureau opruimen,…  (Ik heb nog nooit ondervonden dat een gesprekspartner het storend vond om kleine achtergrondgeluiden te horen.)
In dat verband heb ik ook een meer dan degelijke headset, dewelke toelaat om op een comfortabele manier te telefoneren terwijl ik beide handen vrij heb.
Neem je graag het zekere voor het onzekere? Schakel jouw smartphone dan gewoon uit, of zet ‘m op stil (zonder trilfunctie).

De ochtendstond
Wanneer we naar het gedrag van succesvolle mensen kijken, is het haast een constante dat zij al vroeg uit de veren zijn.  Heel wat onder hen plannen een uurtje sport in, nog voor ze aan de dagorde beginnen.  De meesten maken er ook gebruik van om al een poos ongestoord te kunnen werken, nog voor hun aandacht opgeslorpt wordt door 101 andere dingen.

Maar wat als je geen ochtendmens bent?
Toch zou het goed doen om een uurtje vroeger op te staan.  Dit wordt haalbaarder door ‘s avonds vroeger naar bed te gaan, maar ook volgende zaken kunnen helpen om het vroege opstaan zo aangenaam mogelijk te maken:
– verwen jezelf met een gezond ontbijt, wat meer tijd voor lichaamsverzorging, welness of extra beweging
– doe iets waardoor je je productief gaat voelen, zodat je ook merkt dat het vroege opstaan vruchten afwerpt
– dek de tafel ‘s avonds al voor ‘s anderendaags, leg al kleren klaar en ruim  op zodat je ‘s ochtends niet moet beginnen met de troep van de dag ervoor op te ruimen
– moeite met opstaan?  Zet de wekker bewust een eindje uit de buurt, zodat je zeker uit je bed moet om hem uit te zetten.  Eenmaal opgestaan kan je net zo goed wakker blijven.
Persoonlijk heb ik goede ervaringen met een wake-up-light.  Deze simuleert de zonsopgang waardoor je geleidelijk wakker wordt.  Echter, een echte CEO slaapt met de rolluiken omhoog en de overgordijnen open, zodat hij met de kippen wakker wordt.

Automatiseer taken
Schrijf je vaak mails of brieven met (gedeeltelijk) dezelfde inhoud?  Maak hiervoor een sjabloon, een snelonderdeel of voettekst die eenvoudig kan worden ingevoegd.

Besteed eenvoudige taken uit
Volgende taken kan je in veel gevallen perfect uitbesteden:
– Klassement
– Scanning
– Het ordenen van scans
– Afdrukken van documenten
– Eenvoudige (telefonische) opvolging van dossiers, offertes, betalingen, enz.

U kunt hiervoor perfect een beroep doen op een Personal assistant, al of niet gevestigd in een overzees gebied, maar ook jobstudenten kunnen een uitkomst bieden.  Deze laatste kunnen immers sinds enige tijd flexibel ingezet worden, nu ze een totaal aantal uren mogen werken in plaats van een aantal dagen.  Dit laat toe gemakkelijker een student(e) te vinden die nu en dan enkele uurtjes komt helpen.
Voor de loonadministratie kunt u een beroep doen op een interimkantoor dat instaat voor de payrolling.

 

Dit artikel zal in de toekomst geregeld bijgewerkt worden.  De datum van publicatie zal in dat verband worden aangepast, zodat u steeds in staat bent de laatste versie te raadplegen. 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *